(a) Disposiciones generales.(1) Los costos deducibles para desarrollar y administrar un programa Head Start no deberán superar el 15 por ciento del costo total aprobado del programa, a menos que el funcionario responsable del HHS otorgue una exención que apruebe un porcentaje más alto por un período específico de tiempo que no deberá ser superior a los doce meses.

(2) El límite del 15 por ciento para los costos de desarrollo y administración es un máximo. En los casos en que los costos de desarrollo y administración estén al 15 por ciento o por debajo de este número, pero según el criterio del funcionario responsable del HHS son excesivos, el concesionario deberá eliminar los costos excesivos de desarrollo y administración.

(b) Costos de desarrollo y administración.
(1) Los costos clasificados como costos de desarrollo y administración son los costos relacionados con la administración general del programa. Estos costos pueden ubicarse tanto en las categorías de personal como en las que no están relacionadas con el personal.

(2) Los concesionarios deben cobrar los costos de las funciones de administración a nivel de la organización como costos de desarrollo y administración. Estas funciones incluyen planificación, coordinación y dirección; presupuestar, contabilizar y auditar; y gestión de compras, propiedades, nóminas y personal.

(3) Entre los costos de desarrollo y administración están, entre otros, los sueldos del director ejecutivo, oficial de personal, oficial fiscal/contable, oficial de compras, secretario de nómina/seguro/propiedad, conserje para el espacio de oficina administrativa y los costos asociados con los voluntarios que desempeñan funciones administrativas.

(4) Otros costos de desarrollo y administración son gastos relacionados con las funciones del personal administrativo, tales como los costos asignados a beneficios complementarios, viajes, viáticos, transporte y capacitación.

(5) Entre los costos de desarrollo y administración están los gastos relacionados con los servicios de contabilidad y nómina, auditorías y bonos; y, en la medida en que apoyen las funciones y actividades de desarrollo y administración, los costos de los seguros, suministros, copiadoras, franqueo y servicios públicos, y por ocupar, operar y mantener el espacio.

(c) Costos del programa.Entre los costos del programa están, entre otros:

(1) Los gastos de personal y que no están relacionados con el personal directamente asociados con la prestación de servicios de los componentes del programa y el componente de capacitación y transporte del personal, de los padres y de los voluntarios;

(2) Los costos de las funciones directamente relacionadas con la prestación de servicios de los componentes del programa a través de la dirección, coordinación o implementación de un componente específico;

(3) Los costos de los sueldos de los coordinadores de los componentes del programa y del personal de los componentes, personal de conserjería y transporte involucrados en los esfuerzos de los componentes del programa, y los costos relacionados con la participación de los padres y el componente de los servicios de voluntarios; y

(4) Los gastos relacionados con las funciones del personal del programa, tales como los costos asignables de beneficios complementarios, viajes, viáticos y transporte, capacitación, alimentos, suministros y equipo para el centro/aula, fondos para actividades para padres, seguros y la ocupación, operación y mantenimiento del espacio que compone el programa, incluidos los servicios públicos.

(d) Costos de doble beneficio.(1) Algunos costos benefician tanto a los componentes del programa como a las funciones de desarrollo y administración dentro del programa Head Start. En tales casos, los concesionarios deben identificar y asignar adecuadamente la parte de los costos destinados a desarrollo y administración.

(2) Entre los costos de doble beneficio están, entre otros, salarios, beneficios y otros costos (tales como viajes, viáticos y costos de capacitación) del personal que desempeña tanto funciones del programa como de desarrollo y administración. Los concesionarios deben determinar y asignar adecuadamente la parte de estos costos dedicados al desarrollo y administración.

(3) Los costos del espacio, y los costos relacionados con el espacio, tales como los servicios públicos, frecuentemente son costos de doble beneficio. El concesionario debe determinar y asignar apropiadamente la cantidad o porcentaje de espacio dedicado al desarrollo y administración.

(e) Relación entre los costos de desarrollo y administración y los costos indirectos.(1) Los concesionarios deben categorizar los costos en un programa de Head Start como costos de desarrollo y administración o del programa. Estas categorizaciones son separadas de la decisión de cobrar tales costos directa o indirectamente.

(2) Los concesionarios deben cobrar todos los costos, ya sean del programa o de desarrollo y administración, directamente al proyecto o como parte de una reserva común de costos indirectos.

(f) Requisitos para el cumplimiento.(1) Los concesionarios de Head Start deben calcular el porcentaje de sus costos totales aprobados asignados al desarrollo y administración como parte de la presentación presupuestaria para su financiamiento inicial, reembolso o de una solicitud de asistencia suplementaria en relación con un programa Head Start. Estos costos pueden ser parte de la reserva común de costos directos o indirectos.

(2) El solicitante de la subvención de Head Start deberá describir todos los costos de desarrollo y administración en su solicitud.

(3) Los costos indirectos que se categorizan como costos del programa deben ser explicados completamente en la solicitud.

(g) Exención.(1) El funcionario responsable del HHS puede conceder una exención del límite del 15 por ciento sobre los costos de desarrollo y administración y aprobar un porcentaje más alto por un período específico de tiempo que no exceda los doce meses. Las condiciones bajo las cuales se considerará una exención se enumeran a continuación y abarcan aquellas situaciones en las que se incurre en gastos de desarrollo y administración, pero la prestación de servicios reales no ha comenzado o ha sido suspendida. Se puede conceder una exención cuando:

(i) Se está estableciendo un nuevo concesionario o agencia delegada de Head Start o un concesionario o agencia delegada existente está expandiendo los servicios, y la prestación de los componentes del servicio a niños y familias se retrasa hasta que todo el desarrollo y la planificación del programa esté bien encaminada o completada; o

(II) Los componentes del servicio se interrumpen en un programa de Head Start debido a circunstancias que no están bajo el control del concesionario.

(2) Un concesionario de Head Start que calcule que los costos del desarrollo y administración excederán el 15 por ciento del total de los costos aprobados deberá presentar una solicitud de exención que explique las razones para exceder este límite. Esto debe hacerse tan pronto como el concesionario determine que no puede cumplir con el límite del 15 por ciento, sin importar a qué altura del ciclo de financiamiento de subvenciones se encuentre el concesionario.

(3) La solicitud de la exención deberá incluir el período de tiempo para el cual se solicita la exención. También debe describir la medida que tomará el concesionario para reducir sus costos de desarrollo y administración para que el concesionario pueda garantizar que estos costos no excedan el 15 por ciento del costo total aprobado del programa después que culmine el período de exención.

(4) Si se concede, la exención y el período de tiempo para el cual será concedida se indicará en la Adjudicación de Ayuda Financiera.

(5) Si no se aprueba la exención solicitada como parte de la solicitud de subsidio para financiamiento o reembolso, no se otorgará ninguna Adjudicación de Ayuda Financiera al programa Head Start hasta que el concesionario vuelva a presentar un presupuesto revisado que cumpla con el límite del 15 por ciento.