Mantenimiento de registros
Estos recursos abarcan el proceso de hacer el seguimiento de actividades, transacciones y eventos en un sistema de gestión de la información. El mantenimiento de los registros es vital para el cumplimiento de las normas, para hacer un seguimiento del progreso en el cumplimiento de las metas, y para brindar apoyo constante en la mejora de la calidad. El mantenimiento de los registros y la presentación de informes en conjunto conforman uno de los 12 sistemas de la gestión de programas.
1303.22 Tipos de divulgación, con y sin el consentimiento de los padres de familia.
Revise los requisitos para divulgar los expedientes de los niños con el consentimiento de los padres; sin consentimiento, pero con aviso a los padres y la oportunidad de negarse; y sin el consentimiento de los padres.
1303.23 Derechos de los padres.
Esta norma describe los derechos de los padres a examinar o enmendar los expedientes de sus hijos, solicitar una audiencia para cuestionar la información que aparece allí, recibir copias de estos y revisar cualquier acuerdo por escrito con terceros.
1303.24 Mantenimiento de los expedientes.
Los programas deben mantener los expedientes de los niños de manera que se asegure que solo los padres de familia y los funcionarios que actúen en nombre del programa tengan acceso a estos, y los destruyan en un período de tiempo razonable cuando ya no sean necesarios.
1303.53 Copias de los documentos.
Revise el plazo para presentar copias de escrituras, contratos de arrendamiento, instrumentos de préstamo, acuerdos hipotecarios, avisos de interés federal y otros documentos legales relacionados con el uso de los fondos de Head Start para una instalación.
1303.54 Retención de los registros.
Los destinatarios de subvenciones deberán conservar los registros pertinentes al arrendamiento, la compra, la construcción o la renovación de una instalación con fondos de Head Start durante el tiempo que posean u ocupen la instalación, más tres años.
Cómo contratar a un auditor para una auditoría única anual
Este video de El minuto de gestión describe cómo obtener servicios de auditoría para su auditoría única anual.