Es importante informar al personal, a los padres y a las partes interesadas clave sobre el objetivo y el proceso de la evaluación de la comunidad. Los programas utilizan datos para guiar la mejora continua relacionada con la elección e implementación del currículo, las prácticas de enseñanza, el desarrollo profesional, el diseño del programa y otras decisiones relacionadas con el programa, incluso el cambio o la orientación del alcance de los servicios. Si el personal, los padres y los socios comunitarios entienden que la evaluación de la comunidad forma parte importante del trabajo del programa Head Start, será más fácil recopilar y usar la información. Todos entenderán el objetivo y, por lo tanto, estarán más dispuestos a participar. Mantener a los participantes informados en el proceso también estimulará su interés y motivación.

Asegurar la confidencialidad de los participantes es una parte esencial de la recopilación de información escrita o verbal. Hágales saber a todos los participantes que el proceso es confidencial; los nombres individuales no se incluirán en el informe de evaluación de la comunidad; los hallazgos se informan por grupos, no por individuos; y que la participación es opcional. Establezca este protocolo sobre la confidencialidad por adelantado y en forma repetida. Idealmente, este entendimiento se puede extender a las partes interesadas externas, que también pueden estar más dispuestas a participar si se da un diálogo significativo en torno a la importancia de proteger la privacidad de los clientes compartidos.

Una vez que haya desarrollado sus preguntas para la entrevista o la encuesta, todavía hay una serie de decisiones que tomar antes de comenzar.